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Als verlässlicher Partner liebe ich es, umsichtig und klug die Projekte zu planen

2018-09-23T11:43:40+00:00Categories: Allgemein, Lösungen|

Als IT-Projektleiter habe ich schon viele Pläne erstellt. Als IT-Leiter will ich helfen, dass die Projekte erfolgreich werden. Ich versuche, die detaillierten Projektpläne zu verstehen. Leider sind viele Pläne schon in der nächsten Sitzung wieder überholt. Was passierte da?

Ein guter Plan erfordert eine gründliche Kenntnis der Rahmenbedingungen

Letztens habe ich mit zwei Freunden ein Gartenhaus aufgebaut. Jeder von uns hatte schon Erfahrungen mit dem Verlegen von Bodenplatten und mit dem Aufbau von Fertigbausätzen. Wir hatten uns leicht auf einen Plan einigen können: Wir wussten, welches Material wir brauchen, welche Menge davon und auch welche Werkzeuge. Wir konnten die Arbeitsschritte besprechen und die benötigte Zeit dafür planen. Wir hatten ein bisschen Zeit als Puffer eingeplant.

An einem Samstagmorgen begannen wir um 9:00 Uhr. Um 17:00 war die Dachpappe aufgenagelt und das Haus fertig. Der Plan hat funktioniert: Das Problem war überschaubar komplex. Wir hatten ausreichend Erfahrung. Wir kannten die Materialien. Beste Rahmenbedingungen, um einen guten Plan zu machen. Obwohl wir das genaue Modell des Hauses nicht kannten, passte der Plan.

In der IT-Welt findet man ähnliche Herausforderungen zum Beispiel bei einem Releasewechsel in einem IT-System. Man kennt die Technologie. Man weiß, wen man benötigt, was man tun und was man testen muss. Man kann einen Plan aufstellen, der ein bisschen Puffer hat. Solche Pläne gehen meistens gut auf.

In der VUCA-Welt kann man nur auf Sicht steuern

Die heutige Welt wird gerne als „VUCA“ beschrieben. Die Abkürzung steht für volatile, uncertain, complex, ambiguous (also unbeständig, unsicher, komplex und mehrdeutig). Die Rahmenbedingungen sind nicht mehr stabil. Wenn man ein Problem hat, erkennt man keine eindeutige Lösung mehr. Und man findet erst recht keinen, der eine Lösung beschreiben könnte.

Wenn es aber niemanden gibt, der am Anfang eine Lösung beschreiben könnte, wie soll man dann einen Plan erstellen? Man kennt weder die nötigen Arbeitsschritte noch die benötigten Kompetenzen.

Trotzdem fordern viele Auftraggeber von den Projektleitern weiterhin genaue Pläne. Wenn Pläne nicht gehalten werden, wird gerne mehr Personal bereitgestellt oder (schlimmer) der Projektleiter ausgetauscht. Beides führt aber in den seltensten Fällen zu Erfolg. Die Liste bekannter gescheiterter Großprojekte (z.B. Flughafen Berlin) ist lang. Die der vielen kleinen noch viel länger.

Besser wäre es, keine detaillierten Pläne zu fordern. Stattdessen sollte ein Team mit unterschiedlichen fachlichen Kompetenzen das Problem in vielen kleinen Schritten lösen. Oft sind sie zwei Wochen lang und heißen Sprint. Jeder dieser Sprints ist überschaubar und kann deswegen gut geplant werden. Am Ende eines Sprints bewertet man gemeinsam, ob dieser Schritt einen der Lösung nähergebracht hat. Ist dies nicht der Fall, geht man einen anderen Weg. Die falsch investierte Zeit ist zu verkraften. Diese Vorgehensweise heißt agil.

Agile Methoden sind heute genauso wichtig wie Pläne

Die VUCA-Welt ist nicht mehr planbar. Deswegen werden agile Methoden sowohl als Projektmanagement- als auch als Führungsmethoden immer wichtiger. Agiles Management benötigt keine umfassenden Pläne und genauen Zielvorgaben. Ein Problem und ein Team mit einem guten agilen Coach reichen.

Die Mitarbeiter, die agil arbeiten, benötigen neue Kompetenzen. In agilen Projekten wird ein Sprint gemeinsam geplant. Es gibt also eine große Transparenz bezüglich der Aufgaben und des Arbeitsfortschritts jedes einzelnen. Damit jedes Teammitglied sich in so einem Team entfalten kann, muss das Team gut zusammenarbeiten. Es braucht eine offene und lösungsorientierte Dialogkultur. Eine Haltung, sich gegenseitig zu unterstützen.

Jeder Einzelne hat einen hohen Entscheidungsspielraum. In der Planung eines Sprints wird gemeinsam geplant, welche konkreten Aufgaben angegangen werden. Wer sie bearbeitet. Es gibt keinen Vorgesetzten, der Aufgaben an Mitarbeiter zuweist. Dies führt zu einer starken inneren Motivation.

Eine umsichtige und kluge Planung heißt, die richtigen Vorgehensweisen zu wählen

Mittlerweile habe ich also gelernt, dass eine gute Planung nicht unbedingt heißt, dass es einen detaillierten Plan gibt. Das Allerwichtigste für mich als verlässlicher Partner ist es, am Anfang eines Vorhabens eine gute Analyse der Rahmenbedingen zu machen.

Ich prüfe, wie gut das Problem bekannt ist und ob eine Lösung, ein Ziel genau beschrieben werden können. Sind alle benötigten Erfahrungen, Kompetenzen und Mittel vorhanden? Wenn die Rahmenbedingungen sehr klar sind, dann werde ich für einen detaillierten Plan sorgen. Wenn dies aber nicht der Fall ist, dann werde ich eine agile Vorgehensweise empfehlen. Meine Planung wird dann darauf fokussieren, das Team und das Management zu befähigen, agil zu arbeiten.

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